Proč se zabývat designem informací?

Reportingem se ve společnosti standardně zabývají desítky až stovky lidí – pracovníci financí, controllingu, IT, obchodu, marketingu, Business Intelligence (BI) a další. Tito lidé většinou disponují skvělými znalostmi svého oboru i nástrojů pro tvorbu reportů, ať už se jedná o Microsoft Excel nebo pokročilé BI nástroje.

Jen velmi málo z nich se však zabývá teorií toho, jak by výsledné reporty měly vypadat, aby se s nimi uživatelům příjemně pracovalo a aby z nich byli schopni co nejefektivněji získat informace, které ke své práci potřebují.

Do datových skladů a Business intelligence řešení společnosti investují nemalé prostředky, od statisíců korun v případě menších firem po desítky a stovky milionů v případě velkých institucí.

Tam, kde se reporty ještě standardně připravují v  Excelu, zaměstnanci do jejich tvorby měsíčně investují desítky hodin času. Většinou je ale veškerá energie spotřebována na to, jak do reportů dostat čísla a jak je včas doručit jejich příjemcům.

Pro uživatele je určitě důležité, aby svá čísla dostali správně a včas, ale samotný proces jejich přípravy, investovaný čas a peníze je po právu nezajímají.

To co jasně vidí a co pro ně tedy tvoří výkladní skříň celého reportingu je dokument, který dostanou každý týden na svou obrazovku. Tedy právě ten dokument, nad jehož grafickým návrhem se nikdo hlouběji nezamýšlel a nedisponoval ani teoretickými znalostmi potřebnými k tomu, aby jej správně vytvořil.

Malý důraz kladený na návrh designu reportů a dashboardů podle mého názoru do značné míry degraduje hodnotu celého reportingového řešení a velká část investovaných finančních prostředků i času lidí je takto zbytečně znehodnocena.

Jak vám může dobrý design reportů a dashboardů pomoct?

Designem věcí kolem nás jsme ovlivňováni daleko více, než si uvědomujeme. Působí na nás, když si vybíráme místo, kde budeme bydlet, auto, telefon, oblečení nebo partnera.

Vzhled jídla ovlivňuje, jakou na něj budeme mít chuť a jak budeme vnímat jeho množství. Náš vlastní vzhled - upravenost, styl oblékání, účes nebo vůně - působí na lidi kolem nás a předurčuje, co si o nás ostatní myslí.

Designéři obalů a jejich produktů nebo interiérů dávno pochopili, že mohou jednoduše ovlivnit, jak budou jejich produkty vnímat spotřebitelé.

Luxusní zboží musí na první pohled působit dojmem kvality a reprezentovat svého majitele. Když ale bude stejně vypadat levné zboží, může to na jeho prodej mít paradoxně negativní vliv. 

Vybavení diskontních prodejen (od regálů po pokladny a toalety) není nutně levnější než vybavení luxusních obchodů, ale vždy takto musí působit, aby vzhled a očekávání zákazníků byly ve vzájemném souladu.

Hlavní přínosy, které správný design může přinést reportingu, jsou:

• Rychlost orientace v datech. Čím lépe report navrhneme, tím rychleji v něm uživatel najde informace, které potřebuje.

• Přehlednost. Ze správně navržených reportů uživatel snadno získá informace, které mu chceme sdělit.

• Omezení chybného výkladu. Design má být takový, aby příjemcům poskytoval pravdivé informace a nemátl je.

• Přesnost. Výběr a formátování grafických komponent reportů (hlavně grafů) má velký vliv na to, jak přesná data z nich uživatelé získají.

• Používanost. Přehledné reporty, ve kterých uživatelé rychle najdou, co potřebují, jsou používány více než reporty, které tato kritéria nesplňují.

• Interní marketing. Finanční, controllingové, IT i další týmy musí ve firmě mimo jiné „prodávat“ sami sebe a profesionální výstupy jim v tom mohou efektivně pomoct.

• Manipulace. Použitím specifických technik dokážeme uživatele podvědomě ovlivnit, jak s reportem bude pracovat a co z něj zjistí.

• Podpora rozhodování. Čím méně je uživatel nucen přemýšlet nad metodikou a formou zpracování reportů, tím více času a energie může věnovat na to, proč report vlastně dostává – na rozhodování.

Kde získat znalosti o principech designu reportů a dashboardů ?

V českém jazyce neexistuje odborná literatura, která by se touto problematikou zaobírala. Ze zahraniční můžeme vřele doporučit knihy Stephena Few (Information Dashboard Design a Show me the numbers), který je v současné době pokládán za pravděpodobně největšího guru v oblasti designu informací. Další tipy můžete získat třeba sledováním našich stránek na LinkedIn, nebo absolvovat některé z našich školení, které poskytujeme buď přímo firmám, nebo jako veřejné školení (kurz Principy designu reportů a dashboardů a pokračování, Design reportů a dashboardů v praktických příkladech).

Více o společnosti na: Dolphin Consulting