Jak řídit projekty? Je lepší PRINCE2 NEBO PMBOK Guide?

Jakou metodikou řídíš projekty?

V projektové akademii slyšíme tuhle otázku celkem pravidelně. Mezi manažery vyvolává nekonečné diskuse. Stejně jako otázka "řídí projekty lépe muži, nebo ženy"...? 

Ve většině případů je odpověď buď "projekty řídím podle standardu PMBOK", nebo možná ještě častěji "na projektech používám metodiku PRINCE2^®". První z nich vznikla a dominuje v USA. Ta druhá má drtivou popularitu v Evropě a svými kořeny sahá do Spojeného království, Velké Británie.

• PMBOK Guide je standard vydaný organizací PMI (USA)
• PRINCE2 je sepsaná v knize PRINCE2 Manual. Vlastník metodiky je Axelos (Velká Británie)

Na konci tohoto článku si sami uděláte nejlepší názor na to, jak z pohledu projektového manažera, sponzora, nebo člena projektové kanceláře bude lepší řídit projekty. Bez okolků si pojďme rozebrat jejich silné a slabé stránky.

Kdo stojí za PMBOK

Project Management Institute (PMI), vlastník metodiky PMBOK Guide

Tato organizace sídlí v USA. I tam je její největší popularita. PRINCE2 naopak vede v Evropě, ale o tom později.  První verzi PMBOK vyšla v roce 1996. Za tu dobu prošla několika revizemi. V poslední verzi PMBOK 6 reflektuje současné trendy projektového řízení. A již se mluví o přípravě PMBOK 7.

PMBOK Guide je defacto sada projektové dokumentace, terminologie, obsahuje sadu procesů pro všechny fáze projektu včetně jejich popisu a funkcionalit. Nejznámější kurz od PMI je Project Management Professional (PMP)

V souvislosti s PMBOK se často mluví jako o standardu. Za tímto označením stojí americký normalizační institut (ANSI), který udělil organizaci PMI v roce 1998 statut tvůrce standardu pro řízení projektů. 

Kdo stojí za PRINCE2^®

Axelos, vlastník metodiky PRINCE2^® (PRoject IN Control Enviroments)

Do vývoje metodiky nainvestovala obrovské prostředky vláda Velká Británie. Na samém počátku byla potřeba identifikovat, proč projekty selhávají. Zajímavý analytický výstup ukázal, že jde o stále stejné problémy. Tento report byl základní stavební kámen pro návrh „best practice“ postupů, které budou srozumitelné a použitelné na velkých i malých projektech. 

Metodiku dříve vlastnil Office of Government Commerce (OGC). V roce 2014 přešel rozvoj metodiky a komplexní správa pod zmiňovanou joint venture organizaci Axelos. Tuto společnost založila vláda Velké Británie a společnost Capita. Aktuální verze nese označení PRINCE2 6th. edition

Silné stránky PMBOK Guide

Když si budete listovat knihou PMBOK Guide, určitě vás zarazí, jak komplexně jsou zpracované znalosti pro všechny projektové disciplíny a etapy v celém životním cyklu projektu. Témata, která pokrývá PMBOK jsou stejná jako v případě PRINCE2.

Hlavní výhodou ale je, že komplexnost a podrobnost. V celém rozsahu jde o 132 nástrojů a technik. Například Schedule Management obsahuje 25 různých technik. Pro ilustraci metodika PRINCE2 má v celém rozsahu cca 40+ technik. 

Některé techniky jsou na několik stránek, jiné jsou popsané v pár odstavcích. Ale lze s nimi pracovat odděleně. Pokud tedy potřebujete momentálně posílit ziskovost projektu, nalistujete si doporučení pro řízení nákladů.

PMBOK tak může sloužit jako skvělá referenční příručka pro ty, co chtějí mít o ruce vždy co největší rozsah analytických technik a doporučení.

Silné stránky PRINCE2

Méně je někdy více. PRINCE2 staví na srozumitelnosti, přehlednosti a přímočarém vedení projektů. Projekt je zde vnímám jako nástroj pro dosažení cíle. Ale podle mého názoru největší síla PRINCE2 je založena na klíčovém a robustním rozpracování Business Case, tedy specifikaci projektu před samotným zahájením.

Na samém začátku si tak rozpracujete výhody a přínosy projektu proti nákladům, harmonogramu a rizikům. Tato iniciační fáze je vždy před spuštěním projektu. Jakmile je business case schválený, defacto aktualizujete po jednotlivých fázích a kontrolních etapách plán proti skutečnosti v celém životním cyklu projektu.

Mimochodem nová verze PMBOK se této filosofii hodně přiblížila (předtím popisovala business case jen okrajově), takže v obou metodikách pracujete s přínosy a životaschopností, před samotným spuštěním projektu. 

Druhou velice silnou stránkou PRINCE2^® jsou projektové role. Metodika obsahuje podrobný popis rolí, kompetencí v hierarchii malých, ale i velkých projektů.  

Zatímco PMBOK Guide klade důraz na to, co dělá projektový manažer, ale PRINCE2 má celou kapitolu, která podrobně popisuje 9 rolí a k ním přiřazených odpovědností každého člena projektového týmu. Pro lepší představu, za shlédnutí určitě stojí tento díl TX Mag, kde jsou jednotlivé role přirovnané k fotbalovému týmu. Od sportovního manažera, až po hráče na poli. 

Třetí silnou stránkou PRINCE2^® jsou procesy. Celý projekt je rozdělen do 7 procesů, které jsou použitelné pro jakýkoliv typ projektu. 

V neposlední řadě je silnou stránkou PRINCE2 také 26 produktů. Jde o reporty, registry, logy, plány a další dílčí dokumenty, které potřebujete pro nastavení a řízení projektu. Metodika PRINCE2 přitom funguje jako vodítko, jak tuto projektovou dokumentaci používat.

Slabé stránky PMBOK

Role a odpovědnosti

Jedna z nejvíce vytýkaných oblastí PMBOK je nedostatečný a nejasný popis odpovědnosti všech členů projektového týmu.

Pokud to srovnáte s PRINCE2, zde je srozumitelně popsáno 9 rolí, včetně seznamu odpovědností a doporučeními. V PMBOK Guide tyto informace nenajdete, takže se může stát, že některé role budou opomenuty, nebo nebudou mít správně nastavené kompetence jednoduše proto, že zde chybí.

Místy až zbytečně složitá metodika

Méně je někdy více. A tohle je příklad za všechny. Druhou slabinou PMBOK Guide jsou příliš složitě popsané principy a procesy. Jeden příklad za všechny: CMP (Cost Management Plan), kde můžete nastavit indikátory pro zaokrouhlování odhadů a dle toho určovat priority v rozpočtu. Názorové tábory s v tomto liší a zatímco jedni říkají, že jde o zbytečné aktivity, které patří spíše do finančního řízení. Ale najde se dost i těch, kteří takové podrobnosti obhajují, protože zkrátka patří k doplňkovým znalostem dobrého manažera. A to si zřejmě myslí i autoři PMBoku.

Americký standard naráží na kulturní zvyklosti EU

PMI je severoamerická instituce, odtud jsou primárně i spoluautoři metodiky. A tento problém má 2 roviny. Za prvé, v Evropě a EU společnostech dominuje projektová metodiky PRINCE2. Sice je možné kombinovat oba přístupy, ale protože mají v řadě oblastí odlišný pohled na věc, s PMBOK přístupy v projektech PRINCE2 moc nepochodíte. 

Druhý problém je kulturní. Firemní kultura projektových manažerů se liší. Každá kultura má svá specifika a to, co bude fungovat v USA, nemusí fungovat, nebo nebude zvykem v EU, či Asii. Např. PMBOK popisuje a doporučuje Tuckmanův model pro řízení projektového týmu. Tato metodika pochází z roku 1965 a většina moderních organizací využívá spíše agilní přístupy a pracují s principy budování samo řídících týmů.

Slabé stránky PRINCE2

Největší slabinou PRINCE2 je nedostatek nástrojů a technik. V celé metodice najdete jen 2 techniky v podrobnějším detailu: kontrola kvality a produktové plánování. PRINCE2 to obhajuje tím, že existuje celá plejáda technik pro plánování a kontrolu projektů, jako např. analýza rizik, nebo analýza přínosů, které jsou podrobně popsané v samostatných knihách, takže ji není nutné v manuálu PRINCE2 znovu opakovat.

Závěr / shrnutí

Dobré i špatné zkušenosti v nás vytvářejí návyky. A ty si přenášíme do pracovní rutiny. K tomu s oblibou používáme řadu nástrojů a technik, které jsme někde viděli. Možná si je i vymysleli, nebo okopírovali a upravili k obrazu svému. Tyto utility nám automatizují práci a pomáhají soustředit se na to podstatné. Obě metodiky reprezentují osvědčené postupy pro řízení projektů. Ale každá z nich jiným způsobem a má jiné silné, ale i ty slabé stránky. 

Chcete-li si usnadnit práci na projektech, PMBOK Guide vám dá mnoho užitečných nástrojů a technik, které vám zvednou kvalitu řízení projektů na vyšší úroveň.

Oproti tomu metodika PRINCE2 je defacto průvodce v celém životním cyklu projektu. Relativně jednoduchý procesní model, který obsahuje 26 klíčových komponent je vzájemně provázáno a bude vaším vodítkem jaké informace v jakém stavu potřebujete pro další etapy projektu. 

PRINCE2 Manual obsahuje podobná sice témata jako PMBOK Guide, ale není tak komplexní, jako metodika od PMI. Na druhou stranu méně je někdy více a z našeho pohledu je mnohem lépe srozumitelnější a v praxi uchopitelnější.

Myslím si, že PRINCE2 je určitě snadnější pro pochopení, než PMBOK. Jde o stručnou, ale komplexní metodiku, která je využitelná na velké i malé projekty. Dokonce i PMBOK v první kapitole cituje: tento standard je spíše vodítko (guidance), než metodikou. Kdybych měl budovat projektový tým, nebo projektovou kancelář prvním krokem bude nastavení metodiky. PRINCE2 umožňuje Waterfall i Agile přístup. Jakmile dosáhnu na limity projektové metodiky PRINCE2, nebo zkrátka budu řešit oblast, která není dostatečně popsané v manuálu PRINCE2, pak PMBOK Guide bude tou nejlepší volbou, jak zvyšovat efektivitu řízení projektů.

Na otázku, zda je lepší PRINCE2 Manual, nebo PMBOK Guide neexistuje odpověď, protože jde o špatně položenou otázku. Nelze srovnávat metodiku se standardem. Jsou to 2 strany jedné mince a vzájemnou synergií jenom získáte.